10 tips til deg som skal arrangere årsmøte

Grunnen til at vi har desse fristane er at lokallaga skal ha moglegheit til å bestemme kven dei vil sende til regionlaget sitt årsmøte og landsmøtet til NU. Lokallaget skal òg sende inn årsmelding med kontrollerte medlemslister til NU innan 1. mars.

Regionlaget må sende årsmelding og rekneskap til Noregs Ungdomslag innan 1. april. På årsmøtet i regionlaget vel ein òg delegatar til landsmøtet i NU på vegner av regionlaget.

Under har vi samla ti tips til deg som skal arrangere årsmøte. Tipsa tek utgangspunkt i Frivillighet Norge sitt rettleiingsmateriell og mønsterlova for lokallag i NU. På sida til Frivillighet Norge finn de òg døme på innkalling og agenda til årsmøte. De bør og sjå på videokurset om valkomiteen sitt arbeid.

1. Planlegging:
   Start planlegginga av årsmøtet tidleg. Sjekk vedtektene om når innkallinga og sakspapira skal sendes ut for at møtet skal være lovleg innkalla. Innkalling og sakspapir skal vere sendt ut minst 14 dagar før årsmøtet. Bruk tid på å skrive ei skikkeleg årsmelding. Det gjer rapporteringa til NU lettare. Bruk tid på å få fram aktivitetane og tal dugnadstimar i årsmeldinga. I tillegg er det viktig med gode bilete! Hugs at årsmeldinga er viktig historisk dokumentasjon på lagsaktivitetane. Ei velformulert årsmelding er og eit godt vedlegg til søknad om støtte til aktivitetar.
2. Forslag til saker:
   Alle medlemmer kan sende inn forslag til saker dei ønsker at årsmøtet skal behandle. Desse må bli meldt inn skriftleg innan ein gitt tidsfrist. Styret skal ta stilling til forslag som kjem inn, og nødvendige sakspapir til forslag som skal opp på årsmøtet, skal sendesbli sendt ut til alle medlemmene saman med dei andre sakspapira. Medlemmer og undergrupper eller nemnder må sende framlegg om saker til årsmøtet til styret i laget seinast 1 månad før møtet.
3. Forbered sakane:
   Sett av god tid til dette. De skal lage forslag til nytt budsjett og handlingsplan for organisasjonen, skrive årsmelding og rekneskapen må vere ferdig og revidert.
4. Innkalling:
   Sørg for at innkallinga har kome fram til medlemmene i god tid før årsmøtet, og i tråd med vedtektene. Innkallinga skal innehalde dato, stad og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapir.
5. Valkomité:
   Ikkje undervurder verdien til valkomiteen. Pass på at valkomiteen vert engasjert i god tid før årsmøtet. Skal de arrangere årsmøtet i februar bør komiteen starte arbeidet allereie i desember. Komiteen bør i god tid ha funne kandidatar til styret. Dei valkomiteen innstiller må få vite det før møtet, og dei må ha sagt ja til å stille til val. Det er fint om kandidatane valkomiteen ikkje innstiller, også har fått melding. Hugs at val av styre og valkomité er viktige anledningar for å auke mangfaldet i organisasjonen. Valkomiteen må sørge for at breidde av medlemsmassen er representert i styret over tid. Pass på å få med ungdom og unge vaksne i styrearbeidet!
6. Møteleiing:
   Vel ein person som skal styre møtet. Det er lurt å spørje nokon før møtet slik at vedkommande kan forberede seg. Møteleiar bør vere ein annan enn styret sin leiar. Kanskje de kan spørje medlem frå regionlaget om å vere møteleiar? Møteleiar bør ved starten av møtet gå gjennom korleis årsmøtet blir gjennomført, og forklare korleis ein til dømes ber om ordet for å halde eit innlegg eller spørje om saksgongen.
7. Orden:
   Ver godt forberedt og pass på at alle har tilgang til sakspapira digitalt eller i papirform.
8. Vedtekter:
   Sørg for å ha vedtektene for organisasjonen lett tilgjengeleg. Møteleiar må kjenne vedtektene godt og følje det som står om årsmøtet.
9. Hygge:
   Trekk gjerne inn nokon som ikkje sit i styret til å ordne med mat og drikke. Gjer årsmøtet til ein hyggeleg sosial kveld og kombiner det gjerne med fagleg innhald som kan inspirere medlemmene. Døme på dette er idémyldring som del av arbeidet med ny arbeidsplan. Fagleg føredrag, her kan ein t.d. invitere det lokale historielaget eller ha levande kulturarv som tema.
10. Takk:
    Hugs å takke dei som ikkje lenger skal sitte i styret og andre som har medverka til med årsmøtet.

Kjelder:

Frivillighet Norge

Mønsterlov for lokallaga